Accord de traitement des données

1. Objet, parties et rôles

La Professionnelle utilise le Service pour gérer sa clientèle. Pour le fichier de ses clientes (coordonnées, notes, historique), ses relances, sa fidélité, ses rendez-vous et les messages qu'elle reçoit par l'appli, Instagram, WhatsApp ou son adresse e-mail Beautycienne, elle décide des finalités et des moyens : elle est responsable du traitement, et Beautycienne traite ces données pour son compte, comme sous-traitant.

Beautycienne est responsable du traitement, pour son propre compte, des données décrites dans sa politique de confidentialité (comptes et connexions, sécurité, modération, avis publics, abonnements, statistiques agrégées, Ma concurrence, programme Ambassadrices) ; cet accord ne les concerne pas.

Coordonnées de Beautycienne : [dénomination sociale] Limited, [adresse du siège social], Hong Kong ; représentant dans l'Union européenne (article 27 du RGPD) : [nom du représentant dans l'UE], [adresse en France], [adresse e-mail du représentant] ; contact : [email protected]. La Professionnelle est identifiée par son compte.

2. Description du traitement

• Objet : fourniture du Service décrit dans les conditions générales des professionnelles.
• Durée : celle du compte de la Professionnelle, puis la période de récupération et de suppression (article 9).
• Nature : hébergement, stockage, structuration, consultation, envoi de messages (SMS, e-mails, notifications, messages Instagram et WhatsApp), préparation de brouillons par l'assistante si la Professionnelle l'active, sauvegarde, suppression.
• Finalités : gestion de la clientèle de la Professionnelle (rendez-vous, messages, fidélité, relances, suivi), telles que la Professionnelle les décide par ses réglages.
• Catégories de données : identité (prénom, nom), coordonnées (numéro de mobile, e-mail, adresse pour une prestation à domicile), rendez-vous et prestations, historique, notes de la Professionnelle, fidélité et parrainages, messages et pièces jointes, préférences (ne plus relancer). Aucune donnée dite sensible n'est demandée ; la Professionnelle s'abstient d'en saisir dans ses notes, sauf nécessité liée à une prestation et avec l'accord de la cliente.
• Personnes concernées : les clientes et prospects de la Professionnelle.

3. Instructions de la Professionnelle

Beautycienne ne traite ces données que sur instruction documentée de la Professionnelle : les conditions générales, cet accord, ses réglages dans l'appli et ses demandes à l'assistance valent instructions, y compris pour les transferts vers Beautycienne et ses sous-traitants ultérieurs (article 7). Beautycienne informe la Professionnelle si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou à une autre règle de protection des données.

Beautycienne peut traiter ces données au-delà des instructions si le droit de l'Union européenne ou d'un État membre l'y oblige ; elle en informe alors la Professionnelle avant le traitement, sauf si la loi l'interdit pour un motif d'intérêt public.

4. Confidentialité

Les personnes autorisées par Beautycienne à traiter les données (équipe et prestataires) sont tenues à la confidentialité par contrat ou par la loi, formées, et n'accèdent aux données que lorsque c'est nécessaire (assistance, sécurité, modération), par des accès nominatifs et journalisés.

5. Sécurité

Beautycienne met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de l'annexe 2 pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque (article 32 du RGPD), et les fait évoluer sans en réduire le niveau. La Professionnelle, de son côté, protège ses identifiants, gère les accès de son équipe et paramètre le Service conformément au RGPD.

6. Sous-traitants ultérieurs

La Professionnelle autorise de façon générale Beautycienne à recourir aux sous-traitants ultérieurs de l'annexe 1. Beautycienne l'informe, par e-mail ou dans l'appli, au moins 15 jours avant d'en ajouter ou d'en remplacer un ; la Professionnelle peut s'y opposer dans ce délai pour un motif légitime lié à la protection des données, et, à défaut de solution, résilier le contrat sans frais avant l'entrée en vigueur du changement.

Beautycienne impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations équivalentes à celles du présent accord (instructions, confidentialité, sécurité, assistance, suppression) et reste pleinement responsable envers la Professionnelle de leur exécution.

7. Transferts hors de l'Union européenne et clauses contractuelles types

Beautycienne est établie à Hong Kong, pays qui ne fait pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Les données sont hébergées dans l'Union européenne (Allemagne) ; leur traitement par Beautycienne constitue néanmoins un transfert au sens du chapitre V du RGPD. Pour l'encadrer, les parties concluent les clauses contractuelles types adoptées par la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021 (https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj), module deux (transfert de responsable à sous-traitant), avec les options de l'annexe 3. Ces clauses sont incorporées au présent accord ; la Professionnelle est l'exportatrice et Beautycienne l'importatrice ; les annexes 1 à 3 du présent accord tiennent lieu des annexes I à III des clauses. En cas de contradiction, les clauses contractuelles types prévalent.

Beautycienne a évalué le droit et les pratiques de Hong Kong au regard de ce transfert : les données restent hébergées dans l'Union, chiffrées en transit, accessibles depuis Hong Kong seulement par des accès nominatifs limités ; la loi de Hong Kong n'impose à Beautycienne aucune conservation ni communication systématique de données, et Beautycienne s'engage à examiner la légalité de toute demande d'une autorité, à la contester si elle est disproportionnée, à ne communiquer que le minimum requis et à en informer la Professionnelle quand la loi le permet (clauses 14 et 15). Cette évaluation est tenue à la disposition de la Professionnelle.

Les sous-traitants ultérieurs établis aux États-Unis (annexe 1) reçoivent les données sur le fondement du cadre de protection des données UE–États-Unis quand ils y adhèrent, sinon des clauses contractuelles types conclues entre Beautycienne et eux, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires. Une copie de ces instruments peut être obtenue à [email protected].

8. Assistance : droits des personnes, analyses d'impact, violations de données

Beautycienne aide la Professionnelle à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité) grâce aux fonctions de l'appli (fiche cliente, suppression, export) et, à défaut, sur demande à [email protected], dans les 10 jours ouvrés. Si une personne s'adresse directement à Beautycienne pour des données traitées pour la Professionnelle, Beautycienne lui indique de s'adresser à la Professionnelle et en informe celle-ci, sauf si la demande concerne aussi un traitement dont Beautycienne est responsable.

Beautycienne fournit à la Professionnelle, compte tenu des informations dont elle dispose, l'aide nécessaire à une analyse d'impact et à une consultation préalable de l'autorité de contrôle (articles 35 et 36 du RGPD).

Beautycienne notifie à la Professionnelle toute violation de données la concernant sans délai excessif, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail ou dans l'appli, avec la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, et un point de contact ; les informations sont complétées au fur et à mesure. Il revient à la Professionnelle de notifier la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées.

9. Fin du traitement : export et suppression

À la fin du contrat, la Professionnelle récupère ses données (fichier clientes, rendez-vous, messages) depuis l'appli quand la fonction existe, sinon sur demande, dans un format structuré et couramment utilisé (CSV ou JSON), pendant 30 jours. Passé ce délai, Beautycienne supprime les données traitées pour la Professionnelle et leurs copies, y compris chez ses sous-traitants ultérieurs, sauf ce que le droit de l'Union ou d'un État membre impose de conserver (factures, journal des actions sensibles 12 mois au plus) ; les rendez-vous passés restent visibles des clientes concernées dans leur propre historique, sans le nom de la Professionnelle. La suppression immédiate du compte par la Professionnelle vaut instruction de supprimer sans période de récupération.

10. Information, audit et registre

Beautycienne met à la disposition de la Professionnelle, sur demande à [email protected], les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord (description des mesures de sécurité, liste à jour des sous-traitants ultérieurs, évaluation du transfert). La Professionnelle peut faire réaliser, une fois par an au plus et avec un préavis de 30 jours, un audit par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, à ses frais, pendant les heures ouvrées et sans perturber le Service ; Beautycienne peut d'abord fournir un rapport d'audit ou une certification récents répondant aux mêmes questions.

Beautycienne tient le registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte des Professionnelles (article 30, paragraphe 2, du RGPD).

11. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages causés par un traitement dans les conditions de l'article 82 du RGPD. Entre les parties, la responsabilité de Beautycienne est limitée dans les conditions de l'article 19 des conditions générales des professionnelles ; cette limite ne s'applique pas aux droits que les personnes concernées tiennent du RGPD et des clauses contractuelles types.

12. Durée, hiérarchie des documents, droit applicable

Cet accord s'applique pendant toute la durée du compte de la Professionnelle et jusqu'à la suppression des données (article 9). En cas de contradiction, l'ordre est : clauses contractuelles types, présent accord, puis conditions générales des professionnelles. Beautycienne peut le modifier pour suivre l'évolution de la loi ou du Service, avec un préavis de 15 jours ; la Professionnelle peut résilier avant l'entrée en vigueur d'une modification qu'elle refuse.

Le présent accord et les clauses contractuelles types sont régis par le droit français (clause 17 des clauses contractuelles types) ; les litiges sont portés devant les tribunaux de Paris (clause 18), sans préjudice du droit des personnes concernées de saisir les tribunaux de leur État de résidence.

Annexe 1 — Sous-traitants ultérieurs

• Hetzner Online GmbH, Allemagne : hébergement des serveurs, de la base de données, des fichiers et des e-mails (Union européenne).
• Cloudflare, Inc., États-Unis : noms de domaine et, pour certaines adresses, protection et acheminement du trafic (cadre de protection des données UE–États-Unis ou clauses contractuelles types).
• Capitole Mobile, France : envoi des SMS aux clientes (codes, confirmations, rappels, relances).
• Google LLC (Firebase Cloud Messaging) et Apple Inc. (Apple Push Notification service), États-Unis : acheminement des notifications des applis (identifiants techniques des appareils).
• Anthropic PBC, États-Unis : assistante (brouillons et réponses aux clientes, lecture des e-mails de réservation), si la Professionnelle l'active.
• OpenAI, États-Unis, et ElevenLabs, États-Unis : dictée, lecture à voix haute et transcription pour l'assistante, si la Professionnelle l'active ; aucun enregistrement conservé par Beautycienne.
• Meta Platforms Ireland Ltd (Irlande) et Meta Platforms, Inc. (États-Unis) : acheminement des messages Instagram et WhatsApp des comptes que la Professionnelle relie, selon les conditions de Meta.

Garanties pour les prestataires établis aux États-Unis : cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) quand le prestataire y adhère, sinon clauses contractuelles types (décision 2021/914) conclues avec Beautycienne. La liste à jour est publiée dans la politique de confidentialité (section 5) ; tout ajout ou remplacement est notifié 15 jours avant (article 6).

Annexe 2 — Mesures de sécurité

• Chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) entre les appareils, les sites, les applis et l'API, et entre les serveurs et les prestataires.
• Authentification par code SMS à usage unique ou mot de passe haché ; sessions limitées dans le temps ; déconnexion des appareils par l'utilisatrice ; limitation des tentatives et des envois de codes.
• Cloisonnement des données par compte : une Professionnelle n'accède qu'à ses clientes ; dans un institut, selon le rôle donné par la gérante.
• Accès de l'équipe nominatifs, limités au nécessaire, journalisés (journal des actions sensibles, 12 mois) ; secrets et clés d'API hors du code et des dépôts.
• Hébergement dans l'Union européenne ; sauvegardes régulières chiffrées ; mises à jour de sécurité des systèmes ; pare-feu et protection contre les attaques par déni de service.
• Données de paiement traitées par Stripe seulement ; coordonnées de versement chiffrées ; photos privées rangées sous des adresses imprévisibles.
• Minimisation : seules les données utiles à chaque demande sont transmises aux services d'IA ; enregistrements de voix non conservés.
• Procédure de gestion des incidents et de notification des violations (article 8) ; suppression et purges aux échéances annoncées dans la politique de confidentialité.

Annexe 3 — Clauses contractuelles types : options retenues

• Module deux : transfert de responsable du traitement (la Professionnelle, exportatrice, établie dans l'Union européenne) à sous-traitant (Beautycienne, importatrice, établie à Hong Kong).
• Clause 7 (adhésion) : incluse ; un institut ou une nouvelle Professionnelle adhère par l'ouverture de son compte.
• Clause 9 (sous-traitants ultérieurs) : option 2, autorisation générale écrite, délai d'information de 15 jours (article 6 du présent accord).
• Clause 11 (recours indépendant) : option facultative non retenue ; les personnes concernées peuvent s'adresser à [email protected] ou au représentant dans l'Union.
• Clause 13 (autorité de contrôle) : la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), France, autorité de l'exportatrice.
• Clause 17 (droit applicable) : droit français.
• Clause 18 (juridiction) : tribunaux de Paris, France.
• Annexe I.A (parties) : la Professionnelle, identifiée par son compte, et Beautycienne (article 1) ; Annexe I.B (description du transfert) : article 2 ; Annexe I.C (autorité) : CNIL ; Annexe II (mesures) : annexe 2 ; Annexe III (sous-traitants ultérieurs) : annexe 1.